O trabalho de uma assessoria de imprensa consiste em organizar a comunicação e divulgação de uma marca, produtos ou serviços por meio de uma relação próxima entre jornalistas, veículos e a própria empresa. Para que os processos funcionem, o planejamento faz toda diferença.
Falta de comunicação, buracos no clipping, escolher os veículos que não tem relação com o mercado da sua empresa, serem pegos de surpresa por uma crise e até expor os porta-vozes em entrevistas. Quando o trabalho de assessoria de imprensa não é bem planejado e estruturado para garantir os melhores resultados, é comum ter que lidar com esse tipo de problema no seu dia a dia.
Desde a primeira reunião de briefing, passando pela definição da estratégia e até chegar à execução do planejamento, as assessorias de imprensa têm a responsabilidade de zelar pela imagem dos seus clientes, mantendo uma boa relação com os veículos de comunicação, sem deixar de lado seu posicionamento e objetivos de mercado.
Para garantir que tudo seja feito de forma clara e efetiva, entender os objetivos e organizar a demanda é fundamental. A seguir, separamos os problemas mais comuns causados pela falta de planejamento das assessorias de imprensa. Acompanhe!
1- Estratégia de distribuição pouco ou nada eficiente
Mesmo com todas as informações sobre o cliente, sem planejar onde encontrar oportunidades e em quais veículos trabalhar a divulgação, há riscos de entregar resultados abaixo do esperado.
Imagine uma situação em que a empresa atua no segmento de tecnologia, mais especificamente em e-sports. No entanto, a assessoria não fez um estudo de mercado para definir os melhores canais on e off-line para a divulgação. Existe a chance de disparar releases e mais releases para a editoria de esportes ou outra qualquer, com poucas chances de divulgação.
Sem planejamento, não há estratégia.
Analisar as editorias, jornalistas e veículos com antecedência evita o problema, pois possibilita que a assessoria pense em pautas especiais para cada situação ou momento, o que torna o trabalho muito mais qualitativo do que quantitativo, potencializando os resultados.
2- Dificuldades no monitoramento e no clipping
Planejar também é otimizar o tempo. Caso contrário, a assessoria de imprensa pode encontrar problemas na hora de fazer o monitoramento e o clipping com agilidade, qualidade e eficiência.
Afinal, qual é a periodicidade desse processo de levantamento e análise de dados? Existe algum termo ou palavra específica que não pode faltar? Lembrou de colocar os nomes dos concorrentes no monitoramento para benchmarking.
Todas essas dúvidas e direcionamentos surgem quando ao planejar a estratégia de assessoria de imprensa, estabelecendo um ponto de partida e os objetivos que devem ser alcançados. Lembre-se que esses processos possuem KPIs ou indicadores-chave de performance específicos e, sem planejamento, eles simplesmente não existem.
3- Boas oportunidades de divugalção perdidas
Esse é um ponto é bem importante. Além das divulgações cotidianas e programas, o planejamento de assessoria de imprensa ajuda a entender as oportunidades que aparecem somente uma vez ao longo do ano e evita que a equipe seja pega de surpresa.
Existem eventos de diferentes segmentos e mercados que são anuais, bienais e até os que acontecem de quatro em quatro anos. Há também o lançamento de um novo programa de televisão, coluna ou caderno em veículos de comunicação.
O planejamento é importante para garantir que o seu porta-voz esteja preparado caso um telejornal procure um especialistas para ser a fonte durante uma entrevista para uma matéria jornalística que é de interesse público.
Sem essa visão a longo prazo, a assessoria de imprensa não estará preparada quando essas oportunidades surgirem. Podem acreditar, você vai querer estar pronto para elas.
4- Releases, follow up e processos sem objetivo
Toda a estratégia de divulgação, da reunião de pauta até o follow up, faz parte do planejamento de assessoria de imprensa. Sem isso, a equipe estará sujeita às demandas do cliente que podem vir de forma desorganizada ou simplesmente não aparecer.
Como especialistas, é essencial se posicionar e dar cadência a esse processo de divulgação de informações. Os releases precisam de objetivo, contexto e um motivo para comunicar o jornalista. Assim como o follow up e a troca com jornalistas deve acontecer de forma programada e planejada.
Experimente ligar para uma redação em uma sexta-feira no final do dia e ver o que acontece? Dificilmente terá qualquer resposta, pois todos estão envolvivos no “pescoção”.
Não corra esse risco. Quando a estratégia e o planejamento andam juntos, fica muito mais fácil de mostrar o valor do trabalho e da experiência, o que nos leva ao próximo tópico.
5- Não mostrar o valor do trabalho para o cliente
Como o cliente pode acompanhar a evolução do trabalho de assessoria de imprensa sem um planejamento claro com todo o desenvolvimento, execução e objetivos estabelecidos? Esse é um dos problemas mais graves de não planejar o trabalho de assessoria de imprensa é a falta de clareza nos processos, o que torna tudo muito menos profissional.
Quando a assessoria de imprensa tem um planejamento claro e explicativo mostra segurança e transparência na execução, deixando seu cliente mais tranquilo sobre onde você pretende chegar e o que será necessário para cumprir essa jornada.
Inclusive, fica até mais fácil de demandar qualquer mudança no budget, aumentando o investimento.
Dica extra: falta de gerenciamento de crise!
O planejamento é a essência do gerenciamento de crise de uma marca. Com ele, é possível prever os diferentes cenários e entender como se preparar para cada um deles.
Essa visão e aprendizagem ajuda a agir de forma mais rápida e efetiva quando a empresa se deparar com uma possível crise de imagem. Sem planejamento, a assessoria de imprensa não tem qualquer informação para trabalhar, o que pode gerar consequências irreversíveis, até a falência do negócio.
Todos esses problemas impactam no desempenho e nos resultados
Esses são apenas problemas que podem ser causados pela falta de planejamento de assessoria de imprensa. Portanto, ao definir sua estratégia, crie esse passo a passo, mesmo que em um cenário a curto prazo, para evitar cada um deles.
Não permita que a falta de organização influencie no desempenho da sua empresa. Ofereça um atendimento de qualidade para o seu cliente, apresentando diferentes contextos, cenários e, claro, melhores resultados.
