Nos últimos meses muitas empresas se viram obrigadas a montar um esquema de home office para continuar suas atividades. Em pesquisa divulgada pelo Valor Econômico, em março de 2020, constatou-se que 43% das empresas adotaram o modelo de trabalho remoto. No setor de marketing e comunicação esta modalidade já era conhecida. Por isso, existem boas ferramentas específicas para as atividades nesses setores.

Separamos 5 opções que, em conjunto, podem agregar em produtividade e organização para sua equipe.

1 – Comunicação: palavra de ordem no home office

Quando se está trabalhando à distância é preciso desenvolver um método de comunicação que funcione para todos da empresa, ou do setor, se for o caso.

No DINO, utilizamos a versão gratuita do Slack que permite envio de textos, arquivos, e chamadas. Para nossa organização, dividimos os setores da empresa em canais e cada mensagem é enviada dentro do canal para leitura dos colaboradores envolvidos com aquele tema. Assim, a comunicação se torna mais assertiva e evitamos o bombardeio de mensagens desnecessárias.

Outras soluções com o mesmo objetivo são o Skype (aplicativo gratuito para chat e videoconferência) e o Google Meet (aplicativo pago para videoconferência com até 250 pessoas).

2 – Colaboração: todos fazendo seu trabalho em conjunto

Com um método de comunicação bem estruturado, o passo seguinte é revisar os processos de produção e aprovação de materiais. O Google Drive tem se mostrado a melhor solução para isso. No nosso caso, organizamos os arquivos em pastas por setor e tema. Assim todos têm acesso rápido a qualquer material da empresa.

Para produção e aprovações utilizamos em peso o Google Docs e o Google Slides, onde criamos as prévias de publicações, conteúdos e anúncios, para aprovação breve por e-mail.

3 – Gerenciar tarefas: organização e entregas no prazo

Todo setor de comunicação e agência obrigatoriamente devem ter uma forma de controlar as demandas das equipes. Pois sem esse controle é muito fácil perder o prazo ou esquecer de realizar alguma atividade.

Existem diversos softwares para este objetivo, entre eles o eKyte , que além de outras funções, atua com a gestão de tarefas de comunicação e de projetos de tecnologia, em fluxos de trabalho pré-configurados. A ferramenta também oferece estatísticas sobre a produtividade e demandas da equipe, que servem como insights para a gestão estratégica.

4 – Concentração: elevando a produtividade no trabalho remoto

Quando se fala de home office, é preciso lembrar que cada residência tem suas peculiaridades e população, que convivem na medida do possível. Então talvez este recurso não possa ser aplicado por 100% dos trabalhadores.

Mas de qualquer forma, deixamos aqui a dica do pomodoro, uma técnica de gerenciamento de tempo desenvolvida em 1980 e utilizada até hoje. Ela consiste em utilizar um cronômetro com 25 minutos dedicados à concentração total em determinada tarefa. Neste período, deve-se ausentar das redes sociais e chats, para focar totalmente em apenas uma atividade. Ao concluir este período, você tem o direito de fazer uma pausa de 5 minutos. O cronômetro pode ser realizado quantas vezes achar necessário ao longo do dia.

5 – Escritório virtual para sentir-se “na empresa”

Apesar do distanciamento físico, há uma forma de sentir-se dentro de sua empresa. O projeto Open Source da Resultados Digitais, nomeado de Matrix é a prova disso. Criado para empresas em regime de home office, o Matrix é um escritório virtual que busca reproduzir a experiência do trabalho presencial. Para isso, cada empresa pode recriar virtualmente sua estrutura física, com salas e espaços onde os colaboradores podem entrar e sair, mostrar onde estão disponíveis e realizar videoconferências.

Conclusão

O regime de home office, assim como qualquer mudança, tem seus prós e contras. É preciso manter a gestão impecável para que as empresas continuem funcionando, com colaboradores produtivos. Algumas ferramentas podem auxiliar neste processo e merecem ser compartilhadas. Foi o que trouxemos para este conteúdo. Comunicação, colaboração, gestão, concentração e união são fundamentais para a lucratividade e o bem-estar de empresas e colaboradores.

O DINO é um divulgador de notícias online com publicação de conteúdos corporativos em grandes portais como Terra, IG, Metrópoles e Mundo do Marketing. Clique e saiba como podemos ajudar sua empresa.