Compartilhamos algumas dicas básicas que podem ajudar na execução de uma das funções fundamentais para trabalhos em assessoria de imprensa

O termo “Follow-Up”, oriundo do inglês, carrega em seu significado o sentido de “acompanhamento”. Comum nos processos de compra e venda, ele aparece como a ação de entrar em contato com o cliente para saber o grau de satisfação do mesmo diante do produto/serviço adquirido. Já na área de comunicação – especificamente em assessoria de imprensa – o follow tem caráter mais pessoal e flexível, uma vez que busca estabelecer um relacionamento de trabalho positivo com os jornalistas e seus respectivos veículos de notícia. Na prática, os assessores utilizam essa ferramenta de duas maneiras: antes e depois de enviar a pauta.

Pode parecer estranho – “como assim acompanhar algo que nem foi enviado?”, mas o follow prévio é um contato inicial com o jornalista que pode definir todo o processo de publicação a ser desenvolvido com ele (quase como “a primeira impressão é a que fica”). Então, esta abordagem inicial, que pode ser feita por e-mail ou telefone, acontecerá justamente para demonstrar que o assessor está não só com uma sugestão de matéria para oferecer, mas também a par da linha editorial e tipo de publicação que compõe aquele portal.

Esta ação expressa seriedade, comprometimento e valorização do veículo que está sendo contatado e, certamente, qualquer jornalista ficará satisfeito quando percebe que o assessor de fato está ciente do tipo de conteúdo publicado – o que evita equívocos e perda de tempo. Sendo assim, fazer uma ligação prévia que demonstre o quanto o assessor “acompanha” a editoria almejada e então fazer a sugestão de pauta contribui, de fato, para a criação de laços mais fortes entre um profissional e outro.

Já o tradicional follow-up feito após a distribuição do release pode ser mais do que o conhecido “Oi, liguei para saber se você recebeu o e-mail que lhe enviei…”. Mais do que confirmar recebimentos (o que também é importante), o contato deve ser um complemento da ação de assessoria em vários aspectos, a começar pela disposição em sanar qualquer dúvida a respeito do material enviado – por mais que ele esteja objetivo. Muitas vezes, é possível citar fontes para entrevista, dados específicos, informações exclusivas etc. Em outras palavras, este tipo de abordagem visa oferecer mais elementos para complementar o tema sugerido e despertar no jornalista o interesse pelo assunto.

Ainda assim, sabe-se que o ritmo das redações é bem oscilante e o espaço para a publicação também. Com isso, o assessor, durante o follow deve evitar a insistência irredutível – aquela que não demonstra “empatia” pelo parceiro e desconsidera sua rotina de trabalho. Mais do que emplacar o conteúdo, o diálogo deve garantir futuros contatos, uma relação de cumplicidade e, claro, confiança. O follow é o momento em que o jornalista se torna parceiro e vice-versa. Com certeza, uma abordagem bem feita, coerente, consciente e pontual resultará no processo inverso: o próprio jornalista ligará para a assessoria em busca de pautas e fontes. É neste momento que a efetividade de um bom follow se revela.

No quesito “negociação”, é importante criar argumentos que não só ajudem a solucionar dúvidas dos repórteres e editores assim como abrir espaço para que os mesmos façam sugestões e ajustes referentes ao tema proposto. Por mais que a pauta esteja fechada – o evento definido, o lançamento marcado, o disco já finalizado – nada impede que o texto de divulgação seja implementado ou adaptado à linha editorial das mídias contatadas. Na verdade, essa adequação é indispensável. Esta é mais uma maneira de estreitar laços com a mídia em geral.

Em suma, o follow-up exige paciência, empatia, objetividade, capacidade argumentativa e cautela – esse último elemento diz respeito ao cuidado em não cometer gafes durante a fala, entre elas, esquecer informações sobre o assessorado ou desconhecer o conteúdo da editoria para qual está direcionando a sugestão. Tudo o que foi escrito aqui está mais direcionado para o contato via telefone, mas efetivo e “humanizado”. Tratando-se de e-mail, é preciso ter tato também para não ir parar na caixa de “spam”.

Abaixo, vamos resumir os pontos citados e acrescentar mais alguns:

1. Saiba o momento exato de entrar em contato com o jornalista – ou seja, tenha noção dos dias de fechamento de pauta/publicação;

2. Acesse a página do veículo, analise o conteúdo e pense em formas de relacionar sua pauta à linha editorial;

3. Use a confirmação de recebimento de e-mail como um “gancho” para apresentar a pauta, conversar com o repórter e demonstrar a relevância do assunto;

4. Procure sempre saber o nome exato do contato e não perguntar por “quem é responsável pela editoria”. Isso demonstra proximidade com o veículo e seus profissionais, assim como expressa a importância em conseguir falar com a pessoa em questão;

5. Caso a divulgação não seja possível, deixa claro que o canal de comunicação com a assessoria está à disposição para outras pautas. De tempos em tempos, busque pensar em pautas que possam “reviver” o contato com determinado jornalista e, assim, demonstrar que a intenção em realizar um trabalho conjunto não se limitou à primeira sugestão de matéria.

No mais, recomenda-se que assessor desenvolva um “tino” para cada veículo e seus respectivos profissionais, sabendo “se permitir fazer falta” e passar de oferta à fonte de informação.